会議の進行を妨げている大きな要因は、「ノートＰＣ」と「携帯電話」の２つだと思う。
僕が重要な会議の設計をする場合、この２つを禁止することが多い。
もちろん、僕自身がノートＰＣと携帯電話を禁止されたら困るので、禁止されて困る気持ちは理解できる。
けれど、よく考えてみてほしい。
激しく会議の質が落ちていたりしないだろうか？
■会議中にメールチェックしたり、メール書いたり。
■議事とは別件の資料作りに没頭していたり。
■話の途中だって携帯が鳴れば、会議より優先されてみたり。
■「誰か意見は？」という問いに対して、全員がノートＰＣに目を
落として時間が過ぎるのを待っていたり。
特に４番目。これは最悪だ。こういったことは絶対に起きてはならない。
会議への集中力が落ちて、アイディアが出ず、記憶にも残らない会議にになってしまう。
こういう状態になっていたら、ノートＰＣ禁止を検討してみた方が良いかもしれない。
ノートＰＣ禁止に対して拒否反応が出てしまう人は、ちょっと試してもらいたいのだけれど、４人くらいで会議室に集まってみて、ノートＰＣを開いて暫くした後、ノートＰＣを片付けてみてほしい。ビックリするくらい視界が広がって、会話がしやすくなるから。
ノートＰＣのモニタ部分が心理的に大きく影響していることを実感してもらえるはずだ。
ちなみに、むやみやたらに禁止にするのは会議設計としては、絶対にやってはならないので注意。
僕が会議設計する場合でも、集中力を上げてほしい会議だけ禁止にしている。
資料の読み合わせみたいな報告会とか、そーゆーのでは禁止してないっす。
あと携帯禁止の場合は１時間に１回10分休憩いれて、その間に留守電きいたり、電話かけたりしてもらっている。
単純に禁止するのではなく、業務がスムースにまわるようにしておかなくてはならないよね。
ノートＰＣや携帯電話を禁止する場合は意味合いをよく理解してもらうこと。
この件に限らず、会議に新しいルールを入れる場合は、拒否反応が出やすいので、会議のルールにコミットしてもらうことが一番重要かも。
その会議を妨げているのは何か？ [会議設計]
