会議設計の最近のブログ記事

当ブログでも度々でてくる「ワールドカフェ」っていう会議手法があります。

おおざっぱに説明すると『堅い会議よりも喫煙スペースでタバコを吸っている時とか、休憩室で雑談してる時のが色々活発じゃね？』という考えのもとに、「カフェ的空間」を意図的に作り出す会議手法。

「ワールドカフェ」という会議手法。

要は雑談形式の会議です。



んで、たまたまTwitterで、OKWaveの中のひと（@okwave）が、こんなツイートをしているのを見かけまして。







週１回、定例でワールドカフェをやっているとのこと。

そこで、どんな風にやっているのか聞いてみたよ。
(以下のツイートは読みやすくするために若干の修正を加えています)















１ラウンドのみで５～６人も話せるものなのか・・・。
全員で３分なのか再確認してみたら、５～６人全員で３分だそうです。




ずいぶん短時間だなあって思ってたけど、よくよく考えてみれば、これワールドカフェの特性を活かして、よく設計されている。
感心するよ。


　■週１回定例
　■１回につき、５～６人のグループで３分
　■トピックは社内の問題点や今後の課題など
　　（その都度ちがうっぽくて、次の週への持ち越しもあり）


これによって、非ルーチンワークの問題があぶりだされる。

日々の業務に追われていると、非ルーチンワークの問題点を会話する場は、喫煙所とか仲の良い社員同士の愚痴の中でしか表面化しなくなったり、完全に蛸壺化して会話としては出てこなくなったりなってしまう。

こういう、薄ボンヤリとした全体的な問題点って、組織全体には、すごく大事なことなんだけど、個々人の業務（作業）としては、影響度が低かったりするから、こういった課題を捉えるっていうのは組織にとって物凄く難しいことなんだよね。


ストレスなく非ルーチンワークの問題点や、未来に向けての課題を話す場がある会社って、そうそうないし、あっても一部の「その手の話しが好きなひと」だけが話す場になってしまう。



で、このワールドカフェ設計が秀逸なのは、週１回の定例で、５～６人で３分しかないってこと。
ひとり３０秒程度しかないから、思ったことをササッと話す程度になると思うんだけど、だがそれがいい。


全員ちょっとづつ、会社の抱える問題点や長期的な課題に触れる機会があるというのが良い。
自分の業務遂行には（すぐには）影響度が低いようなトピックだから、組織全体が解決すべき問題をちゃんと個々が考える機会になる。
定例だから、リマインド効果もあるし、重たいトピックでもワールドカフェだから雑談のようにリラックスして語れそう。

これが、フォーマルな会議だと、ちゃんとしたこと言わなきゃいけない感じになって恥ずかしさとかストレスとか感じて「なんでこんなことしなきゃいけないの」的な空気になりやすしいし、みんな思うところがあるのに下を向いて黙って過ごすような蛸壺化状態になってしまいがち。

だけど、３分くらいの雑談形式なら、ストレスも少なく思いトピックに触れることができるはずだ。


ワールドカフェは特性的に、具体的な解決策をゴールにしなくてはならないトピックよりも、喫緊の課題ではないもので「皆が触れておくべき、考えるべきトピック」を扱う方が向いてるからね。


定例になっていることで蛸壺化が防止されて、オープンなコミュニケーションを促進することに繋がれば、そのトピックを具体的に解決すべき方向に話が進んだり、具体的に解決すべき局面になったときも素早く動けるというもの（ここ重要）



理想を言えば、本質的な課題でも日常会話のなかで解決できるような組織文化になるかもしれない。
これはいい、これはいいよ。


目の前の作業に関るトピックしか会話できなくなっている組織の方、組織全体のアイスブレイクとしてのワールドカフェ、採用してみたら如何っすか？








  

会議関係のことを調べるのに検索してたりすると、どうも会議時間について書かれているTipsとかファシリテーションもどきだとか、会議が長いことについての愚痴だとか、そういうのをよく見かける。


なんかさぁ、そういうの読んでると、会議を短くすることが絶対的に善って流れがあるよーな気がするんだよね。。。



本当に会議時間って短い方が偉いの？



ダメなのは無駄な会議であって、長い会議がダメなんじゃないと思うんだ。
短くても無駄な会議はダメ。

短い会議は良い会議だと思っていたらダメだと思うんだよね。



良い会議は、回数も時間も無制限でいいじゃん！！
だって良い会議なんだから。

無駄じゃないことは、ドンドンやるべき。
（無駄になるほどの量なら別だけどさ）


それにしても、誰だよ『会議の時間を短くする工夫』みたいなこと言い出したのは。

会議の時間を短くすることよりも、中身を充実させる努力をしなきゃいけないのに『会議時間は短いのがトレンド』とか思ってる単純な人たちが、目的を見失って暴走しまくってる気がするんだよね。


僕は仕事で会議設計とかする機会も多いんだけど、そういう（会議時間は短いのがトレンドみたいな）思い込みの人たちから『会議を短くせよ』って言われるんだけど、『短くすると会議の質が上がるの？』って聞くことにしています。

深い考えなしに会議を短くしようとしている人たちは、会議の質を上げる方法なんて考えずに発言しているから、
『あ、いや、短い方がいいと思うんですよ』
を繰り返す。


質を上げることよりも時間を短くすることを目的にしているんですか？

問題なのは『会議が長いこと』ではないよ。

長くても短くても『無駄な会議』は悪！！

会議は何のためにやっているのか？

時間を短くする努力よりも、まずは会議の質を最大限にする努力をして、それから質を落とさずに最短にすることは可能かを考えるのが正しい （ブレストなのか報告会なのか、会議の種類によるけど）



もちろん、長くて無駄な会議ばっかするくらいなら、その時間に本の１冊でも読んだ方がマシですけどね。

ぼくが会議設計すると、長めに時間をとることが多い。
もちろん会議の種類にもよるし、長くする理由があるからだけれども、長いのはダメって理由で問題視されたりすることがある。

会議が１時間で終わっても生産性が高まらないなら意味はないし、仮に８時間かかったとしても、そのコストに見合う結果が得られるなら良いんではないかと思っています（ここの効果測定は難しいけれども）

あ、誤解されるとアレなので書いておきますが、別に長いのが良いとは思ってないよ。
短けりゃいいってもんじゃないと思ってるだけで。




前に「ワールドカフェという会議手法」というエントリでも、こんな感じのことを書きました。、

時間もかかるし、会話が蛇行したりはするけど、リラックスした雑談「的」な会話（それでいて重要なトピックを扱ったもの）って、パワーがあるし、本質が潜んでいるよね。

とか

僕自身が「タバコ部屋の会話が一番クリエイティブでエキサイティング」だって思っていて、タバコ吸わないのに喫煙所行ってスタッフと会話を持つようにしているから。

こういうのを引き出したい時とか、リラックスした雰囲気を作るのに時間がかかる時とかは、長くなっちゃうんだよね。


短時間で生産性の高い会議なら最高なのですが、「会議は短くあるべき」みたいな、あるべき論がまかり通っていて、それが「時間は短いけれど、とても無駄な会議」の回数を増やす原因になってんじゃねーかと思ってるんですよね。

会議は、必要な時間を計算して、生産性やコストをしっかりと設計すべきだと思います。はい。
長いという理由で、ダメな会議と思われるのは心外なんで、そこらへんを理解してもらえるような仕組みも考えんとなあ。


「すごい会議」とか「ワールドカフェ」とか時間のかかる会議手法に共感するのも、会議というコミュニケーションに必要な長さをわかってる感じがするからかも。

会議の進行を妨げている大きな要因は、「ノートＰＣ」と「携帯電話」の２つだと思う。

僕が重要な会議の設計をする場合、この２つを禁止することが多い。
もちろん、僕自身がノートＰＣと携帯電話を禁止されたら困るので、禁止されて困る気持ちは理解できる。

けれど、よく考えてみてほしい。
激しく会議の質が落ちていたりしないだろうか？


　　■会議中にメールチェックしたり、メール書いたり。
　　■議事とは別件の資料作りに没頭していたり。
　　■話の途中だって携帯が鳴れば、会議より優先されてみたり。
　　■「誰か意見は？」という問いに対して、全員がノートＰＣに目を
　　　落として時間が過ぎるのを待っていたり。



特に４番目。これは最悪だ。こういったことは絶対に起きてはならない。
会議への集中力が落ちて、アイディアが出ず、記憶にも残らない会議にになってしまう。

こういう状態になっていたら、ノートＰＣ禁止を検討してみた方が良いかもしれない。


ノートＰＣ禁止に対して拒否反応が出てしまう人は、ちょっと試してもらいたいのだけれど、４人くらいで会議室に集まってみて、ノートＰＣを開いて暫くした後、ノートＰＣを片付けてみてほしい。ビックリするくらい視界が広がって、会話がしやすくなるから。
ノートＰＣのモニタ部分が心理的に大きく影響していることを実感してもらえるはずだ。


ちなみに、むやみやたらに禁止にするのは会議設計としては、絶対にやってはならないので注意。
僕が会議設計する場合でも、集中力を上げてほしい会議だけ禁止にしている。
資料の読み合わせみたいな報告会とか、そーゆーのでは禁止してないっす。

あと携帯禁止の場合は１時間に１回10分休憩いれて、その間に留守電きいたり、電話かけたりしてもらっている。
単純に禁止するのではなく、業務がスムースにまわるようにしておかなくてはならないよね。


ノートＰＣや携帯電話を禁止する場合は意味合いをよく理解してもらうこと。
この件に限らず、会議に新しいルールを入れる場合は、拒否反応が出やすいので、会議のルールにコミットしてもらうことが一番重要かも。


　　

※タイトルの日本語が変だったので変えました。 久々にWebSig会議。

土曜日に第21回WebSig会議に参加してきました。

テーマは『2008年を振り返り、2009年の Ｗｅｂ業界を考える』とのことだったんで、
僕はＷｅｂ業界の人じゃないから今回は関係ねーかって思っていたわけです。

そしたら、WebSigモデレーターの加川さんっていう人から「てめー、来なかったら、どうなるかわかってんだろーなーゴルァ」って脅しの連絡が入ったので、ガクブルしながら参加してきたわけです。[※もちろん脚色ですｗ]



ちなみにWebSig会議っていうのは、Webに関わる人たちの勉強会みたいな感じのイベント。

ゲストによる講演や、参加者同士によるディスカッションやグループワークとか会を重ねるごとに色々な事をやっていて、なかなか面白いです。
僕はＷｅｂ屋さんじゃないけど、勉強のためにボチボチ参加させていただいてます。



今回は二部構成になっていて、第一部は色々な立場の４名のスピーカーが2008年の振り返りと2009年の予想とかを話すという内容でした。

うん、まあ、内容は他の参加者の人がブログに書きそうだから、ここに書きませんけど、面白かったです。なかなか参考になることも多かった感じ。





で。第二部。ワールドカフェ。

えーとね、Websigのページから引用しますと、こんな感じのことが書いてあります。

ご参加頂いた皆さんと2009年私たちが何をしていくべきか？ということを、ワールドカフェのスタイルで行いたいと考えています。

ワールドカフェとは、移動可能なオープンな場所で会話をしながらアイディアを深めたり、新たな発見を行うスタイルのコミュニケーション手法です。

会社で会議設計とか担当してる僕しとしては、ワールドカフェという会議手法には興味があって、けっこう楽しみにしていました。


ワールドカフェっていうのは、おおざっぱに説明すると『堅い会議よりも喫煙スペースでタバコを吸っている時とか、休憩室で雑談してる時のが色々活発じゃね？』という考えのもとに、「カフェ的空間」を意図的に作り出す会議手法。

リラックスしたカフェ的空間を作り出し、属性や肩書きに関係なく、大人数でも本質的なコミュニケーションを成立させることができるというもの。それでいて、同じトピックで話が進むのでカオス過ぎず、かつ会議的でもなく、雑談しているかのような雰囲気で会議が成立する・・・らしい。

大人数で長時間かかる手法なのでデメリットに感じる人もいるかもしれないけど、「社長から新人までステークホルダーを全員集めて、全員の意見を一気にまとめるのって実はイイんじゃね？」ってことらしいので、本当にそれができるのであれば凄い会議手法だと思う。


具体的な方法はこんな感じでやりました↓↓

・コーヒーとお茶菓子をもってウロウロするｗ（エクレアご馳走様でした）
　　↓
・適当なテーブルに座って４人くらいのグループを作る
　　↓
・１ラウンドおおよそ20分で、トピックにそってカフェ的にリラックス会話を楽しむ
　　↓
・会話しながら、出たアイデアとか言葉をテーブルクロスに見立ててテーブルに置かれた模造紙に自由に書いてみる
　　↓
・１ラウンドが終わるころにテーブルに残る人（ホスト）を決め、その場に残し、それ以外の参加者は旅人として別のテーブルへ移動
　　↓
・旅人はコーヒーとお茶菓子をもってウロウロするｗ
　　↓
・また適当なテーブルに座って４人くらいのグループを作る
　　↓
・４人そろったら、ホストが「このテーブルでは、前のラウンドこんな話をしました～」と新しいメンバーに説明。さらに会話を深める。
　　↓
・３ラウンド繰り返す。



同じテーマで雑談的なリラックスした会話を繰り返していくうちに洗練されていくっていうのは非常に同意できるなぁ。

時間もかかるし、会話が蛇行したりはするけど、リラックスした雑談「的」な会話（それでいて重要なトピックを扱ったもの）って、パワーがあるし、本質が潜んでいるよね。




トーキングオブジェクト

あと、面白かったのが「トーキングオブジェクト」というもの。
何でもいいんだろうけど、今回は2×2ルービックキューブが使われていました。

テーブルで話をする時は「トーキングオブジェクト」を持っている人が話をし、他の人は聞くというルール。
これによって、トーキングオブジェクトを持っている人以外は「聞く」という姿勢をもち、パワーのある人ばかり話をしてしまうことを防止するということができるんですね。へー。

ワールドカフェじゃなくても、トーキングオブジェクト自体は使えますね。こりゃいいや。





結果、どうだったか


うん、まあ、なんていうか。

こんなもんかなぁ、って感じでしたｗ


いや、面白かったよ、面白かった。
本当に面白かったよ。


リラックスした雰囲気で、全員が参加して、同じトピックの会話を楽しむことができたし。


ただ、Websig24/7代表の和田さんは、ちょっと微妙そうな感じだった。
思ってたのと違うんだよなーって表情をしながら、二次会で「どうだった？」って訊かれたんですよｗ

・・・まあ、質問されながらも、和田さんがどっか行っちゃってｗちゃんと話をすることができかなったんだけど、会議設計として微妙に感じたところは僕もありました。


なんといってもワールドカフェをどう収束させていくのかっていうのが僕は気になっていたんだけど、特に収束することなく終わっちゃった感じがする（笑）



始まる前に「結論を出すためのものではなく、何かを掴むための会話です」みたいなことを言っていたから、結論的なものを出す目的ではないのは理解しているのですが、会話自体は楽しめたものの、何かを掴めたという実感を得られるまで洗練されることなく時間切れしてしまった人が多いのではないかと思いました。

誤解されないように（されてもいいけど）書いとくと、参加してて面白かったから、満足してますです。
会議手法について考える意味で書いてるだけね。


ワールドカフェは「人の集まりを生命と捉える」みたいな（うろおぼえ）前提があって、自浄作用っていうか、あまりファシリテーション的なものは入れないみたいでも上手く回っていく的な考え方があるらしいんだけど、そういう作用が働くには、もっと時間をかける（ラウンドの回数を重ねる）必要がある手法なんじゃないかと思いました。

感覚だけど、同じメンバーで次の日に更に３ラウンドやったら洗練されていきそうな気がするから２日間必要かもｗ
同じ日にやるのはダレそうだから厳しそうだし。



Websig代表の和田さんも「ファシリテーターがいなくても、進むように設計したかった」みたいな（うろおぼえ）ことを言っていたのですが、会議設計の中に仕掛けがあれば和田さんが狙ったところに収束しやすかったのかなあ・・・なんて思いましたよ。


とはいえ、２日間もやるのは無理だろうから、限られた時間の中で洗練させていくための仕掛けはあった方がよかったんじゃねーかと思った次第です、はい。

各ラウンドのスタート前に質問を入れるとか、各テーブルクロス（に見立てた模造紙）に書かれた落書きの中から目立つものを適当に発表しちゃうとか、「結論を出すためのものではなく、何かを掴みやすくするための」ファシリテーション的なアレっていうか仕掛け的なアレがあると、より良かったんではないかと思いまふ。





にしてもワールドカフェの考え方は好き。

いや、マジで面白かったし、手法としてはかなり好き。

っていうのは、僕自身が「タバコ部屋の会話が一番クリエイティブでエキサイティング」だって思っていて、タバコ吸わないのに喫煙所行ってスタッフと会話を持つようにしているから。

これを会議手法にしようっていう発想はなかったわ。


ある意味、ファシリテーションで参加者からコミュニケーションを引き出す、PUSH的なアプローチの「すごい会議」と逆で、PULL的にコミュニケーションを促してる感じ。


さっそく本を買ってみようっと。

よく会議進行のテクニックとして、提案とかアイディアに対しての意見は追加提案や代案だけを許して、否定のみの意見を許さないって話はよく聞きますね。

大抵のアイディアの原石は、洗練されていないから問題をいくつも抱えているのが当たり前だから、否定ポイントがいくらでもあるから、否定から入ったら潰されるようなものばかりだからね。



話は少し変わって、新企画のブレストに呼ばれて参加した時のこと。
ブレストの最中に進行役が「ここまで出たアイディアでイケてると思う人？」って決を採ったからビックリした。

当たり前だけど、ブレストで出たアイディアなんて、ただの原石。洗練されていないから問題をいくつも抱えている。

そもそも、ブレストの目的はアイディアを出し合うことだから、否定の機会なんてあってはいけない。
やりかたにもよるのかもしれないけど、アイディアの原石を探すようなブレストなら、アイディアを洗練させることは考えずに、ただイケてるアイディアを出すことに集中した方が効率良いと思うんだよね。

「ここまで出たアイディアでイケてると思う人？」という評価を求めるのはアイディアを洗練させるフェーズでやることなんだけど、その日はアイディアを出している途中で評価を求められてしまった。

仕方がなく「アイディアを出すのを止めてしまうかもしれませんが・・・」と前置きをして、出たアイディアを評価してしまった。「これじゃ金にならんよね」みたいなことを言いたくないのに言ってしまった。。。反省。

しかも、その後「ダメだと思う理由を挙げてほしい」と言われたので、嫌々ダメ出ししてしまった。参加者は下向いちゃうし、みんな発言しなくなるし、失敗した～。


進行が100%悪いわけじゃなく、そこまでわかってるのにダメ出し発言したぼくが悪いんだけどね。
言い訳させてもらえれば「進行にダメ出し」も「アイディアのダメ出し」も、どっちをやっても場の雰囲気が悪くなって発言が少なくなるのわかってたから、その場では進行のダメ出しはしなかったってこと（もちろん終了後に進行役に言ったけど！）


教訓：ブレストの進行は、アイディアを出すフェーズと、洗練させるフェーズをキッチリ分けてくれないと、やりたくもないのにアイディア潰しちゃうよ＞＜


　

ぼくは、コミュニケーションをとらない上辺だけの会議が大嫌い。
この世に蔓延する無意味会議はブチ壊してコミュニケーションとコントロールを取り戻すべきだと思ってるんだよね。


本のまんまはやらないけど「すごい会議」が僕の考えに近いかなあ。


この本みたいな会議をやれるかどうかは会社によるだろうし、中途半端にやろうとする人がいると危険な気がする内容だけど、読みやすい本なので、軽く読める読み物としても面白いですね。


話を戻すと、ぼくは会議で決まることの責任の重さと会議内の本音が出る度合いは比例して高まらなくはならないと考えていて、参加者が本音でコミュニケーションをとるための努力と勇気を引き出すために、会議には色々と仕掛けが必要だなあって思っています。

　場所・召集方法・会議室の小物・進行方法・配布ドキュメント・・・

自分なりに色々な仕掛けをしていたり考えていたりするけど、こういう仕掛けが上手くいったことあるよっていうのがあれば教えてくださいな。


「本音でコミュニケーションをとるための努力と勇気を引き出す」ことをして、色々な重要事項の決定をする。
これって、別に特別なことじゃなく、本来あるべき、ごく普通のことだよね。